Het vorige intranet was verouderd. De techniek werd niet meer ondersteund door Microsoft, waardoor sommige functionaliteiten niet meer goed werkten, zoals de zoekmachine. Ook was het niet gebruiksvriendelijk voor de gebruiker én de beheerders en werd er relatief weinig gebruik van gemaakt. Dat kan én moest dus anders! Het was tijd voor een nieuw intranet, dat voldoet aan de eisen van deze tijd en vooral aan die van de medewerkers.

Jorike Meijer van team communicatie vertelt: ‘Eerst hebben we de wensen van medewerkers onderzocht. Daarvoor hebben we gesproken met heel veel collega's uit de hele organisatie. Telkens stond de vraag centraal: hoe kan het nieuwe intranet jou zo goed mogelijk helpen in je werk en hoe kunnen we het gebruik ervan zo makkelijk mogelijk maken? Dat leverde mooie resultaten op. Vrijwel altijd werden een goed smoelenboek en een goede zoekfunctie genoemd. Maar ook de wens om te kunnen reageren op berichten en een plek voor leuke wist-je-datjes kwamen vaak voorbij. Evenals het goed kunnen bekijken op een smartphone, IPad, laptop én computer. Die wensen zijn allemaal meegenomen in de nieuwe omgeving.  Als team communicatie hadden we natuurlijk ook wensen: we wilden een heel praktisch platform, waar medewerkers alles kunnen vinden wat ze nodig hebben om hun werk goed uit te kunnen voeren. En volgens mij is dat gelukt.’

‘Wat betreft de techniek kozen we voor Sharepoint’, vervolgt Jorike. ‘Dat hebben we al in huis en daarmee zijn de bestaande applicaties makkelijk te koppelen. Sharepoint zorgt er ook voor dat we documenten makkelijker kunnen uitwisselen. Gebruikersgemak stond voorop. Aan de voorkant én aan de achterkant, zodat we het intranet zelf kunnen bouwen en het plaatsen van berichten makkelijker is. Dat verlaagt de drempel om er actief gebruik van te maken.’

Wat zijn de voordelen van het nieuwe intranet?

De zoekfunctie werkt goed en het onderdeel ‘Wie is wie?’ (smoelenboek) is prettig en intuïtief ingericht. Voor de mobiele devices is er een app beschikbaar, zodat je altijd en overal het intranet kunt raadplegen. Het nieuwe intranet is overzichtelijk en praktisch. Zonder beleidsteksten en vooral gericht op handige informatie. Op het kennisplein HR vind je bijvoorbeeld je persoonlijke gegevens, loonstroken, verlofuren, declaratieformulieren en informatie over arbeidsvoorwaarden en vitaliteit. En ben je op zoek naar huisstijlinformatie, PowerPointsjablonen, logo’s of foto’s, dan ga je naar het kennisplein communicatie.

Jorike: ‘Het nieuwe intranet is vraaggestuurd. Je vindt er (bijna) alles wat je nodig hebt. Op het kennisplein I&A zie je bijvoorbeeld een catalogus met alle zorgtechnologie producten, de bijbehorende handleiding en het reserveringsformulier. Daarnaast zijn er ook kennispleinen op gebied van kwaliteit, ondersteunende diensten en medezeggenschap.’

We doen het samen: iedereen is eigenaar

Intranet is een portaal dat nooit af is. Het is continu in ontwikkeling. En daar is iedereen verantwoordelijk voor. ‘Die insteek is iets anders dan voorheen’, zegt Jorike. ‘Het intranet is niet alleen van team communicatie, het is van en voor iedereen. Zo kan iedereen makkelijk en snel een berichtje plaatsen in de Babbelbox. En projectleiders zijn nu nadrukkelijk zelf in ‘the lead’ voor het delen van informatie over hun project en het actueel houden ervan op intranet. Team communicatie blijft uiteraard begeleiden, adviseren en faciliteren. We doen het nog steeds samen: het eigenaarschap ligt bij ons allemaal.’

Het intranet zal zich in de toekomst steeds verder ontwikkelen. Jorike: ‘We blijven zoeken naar verbeteringen. Zo wordt er bijvoorbeeld nog gewerkt aan een koppeling met het Kwaliteitskompas, waardoor je nog sneller en makkelijker informatie kunt vinden. Ook kunnen we straks meer informatie op maat aanbieden en nieuwsbrieven versturen, zodat je het laatste nieuws ook periodiek in je mailbox terugvindt. We blijven de nieuwe ontwikkelingen volgen en benutten, zodat het intranet up to date blijft en aan onze eisen blijft voldoen. Dat zorgt er hopelijk voor dat nóg meer mensen goed en actief gebruik maken van het intranet. En pak vooral ook je eigen rol daarin als medewerker. Laat het ons weten als je goede ideeën hebt die het intranet nog verder verbeteren of completer maken.’